МІЖНАРОДНІ СТАНДАРТИ ФІНАНСОВОЇ ЗВІТНОСТІ: ОСОБЛИВОСТІ АВТОМАТИЗАЦІЇ ОБЛІКОВОГО ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВАХ В УМОВАХ ЦИФРОВІЗАЦІЇ

Анотація

Процес запровадження Міжнародних стандартів фінансової звітності (МСФЗ) триває в Україні вже декілька років, є складним, поступовим, але дуже важливим для розвитку країни та її іміджу. Відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” в обов’язковому порядку фінансову звітність за МСФЗ складають підприємства, що становлять суспільний інтерес, публічні акціонерні товариства, суб’єкти господарювання, які здійснюють діяльність у видобувних галузях, а також підприємства, які провадять господарську діяльність за видами, визначеними Кабінетом Міністрів України. МСФЗ потрібні передусім підприємствам, що належать до тих галузей, які потребують іноземних інвестицій. Втім, такі підприємства мають можливість добровільно взяти курс на запровадження МСФЗ та у майбутньому забезпечити собі необхідний рівень конкурентоспроможності на ринку та підвищити інвестиційну привабливість.

В сучасних умовах цифровізації для суб’єктів господарювання важливим напрямом розвитку компанії є автоматизації її системи обігу електронних документів. Опрацювання, як внутрішніх, так і зовнішніх документів, потребує багато зусиль персоналу компанії та значних фінансових ресурсів і часу, в тому числі сучасного програмного забезпечення. 

Власне, електронний документообіг (ЕДО) — це обмін електронними документами через захищені канали зв’язку [1]. Згідно з Законом України № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», такі документи набувають юридичної сили та є тотожними оригіналам. Однак будь-яке виправлення документа одержувачем є забороненим, інакше той втрачає чинність [2].

Під час електронного документообігу обраний компанією програмний продукт зазвичай надає можливість використовувати різноманітні типи документів. Він також налаштований на передачу даних, але для цього сторона-одержувач повинна мати відповідні засоби для прийому. Базові налаштування такого програмного забезпечення передбачають формування документів, їх реєстрацію та подальшу відправку.

ЕДО функціонує за відносно простою схемою. Спочатку відправник створює електронний документ, засвідчує його електронним підписом (ЕП) та направляє адресату. Одержувач отримує документ, накладає на нього свій ЕП. Після цього відправник отримує сповіщення про те, що документ підписано обома сторонами [1].

Лідером українського ринку програмних забезпечень для звітування за МСФЗ є компанія «M.Е.Doc», яка пропонує надійний та багатофункціональний сервіс для підготовки, подання податкової та бухгалтерської звітності з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом і широким спектром можливостей. Зокрема, користувач може працювати зі звітами, вести облік заробітної плати, обмінюватися податковими/акцизними накладними, актами, рахунками, договорами, а також створювати індивідуальні шаблони первинних документів. Програма адаптується під різні системи оподаткування та безпроблемно інтегрується з Business Automation Software (BAS).

M.Е.Doc пропонує своїм клієнтам два рішення: M.Е.Doc/Держава - для своєчасного подання звітності державними установами/організаціямита M.Е.Doc/Бізнес, якє забезпечує миттєвий та легальний обмін будь-якими електронними документами з контрагентами. 

Компанія «M.Е.Doc» має модульну структуру, яка дозволяє клієнту придбати ліцензію відповідно до його потреб. Існують такі модулі M.Е.Doc: звітність, облік ПДВ, зарплата, облік акцизного податку, інтеграція, корпорація, банківський модуль, електронний документообіг (ЕДО), програмний РРО, фінансова звітність за МСФЗ (формат XBRL), звітність до НБУ для небанківських фінансових установ. Крім того, M.Е.Doc автоматично імпортує, підписує і відправляє документи в ДФС та контрагентам. У разі виникнення питань щодо роботи програми, завжди доступна технічна підтримка.

Однак M.Е.Doc має певні недоліки. Важливо розуміти, що M.Е.Doc працює на операційних системах ОС Windows 7 Sp1, Windows 8, 10 і передати консолідований звіт з BAS можливо лише через інтеграцію, а також нереально повторно відправити звіти на підписання директором. 

У такому випадку низку переваг перед M.E.Doc має повноцінний веб-сервіс від його розробників - СОТА, що дозволяє зручно подавати податкову звітність, опрацьовувати податкові накладні та розрахунки коригування, формувати декларації відповідно до книги доходів, надсилати запити до податкової та виконувати інші завдання.

Функціонал СОТИ та M.E.Doc ідентичний лише у веб-версії. Проте, використовуючи СОТУ, можна надсилати звітність контролюючим органам просто через веб-браузер, використовуючи планшет чи телефон. Слід врахувати, що за таких умов клієнт не матиме змоги підключити токен. Серед недоліків варто відзначити те, що СОТА не веде реєстр отриманих та виданих накладних [3].

У процесі дослідження розглянуто сервіси здачі електронної звітності від компанії FREDO: Звіт - сервіс, який дозволяє реєструвати податкові накладні, формувати та відправляти звітність до контролюючих органів, а також обмінюватися документами з контрагентам. Через нього можна автоматично заповнювати звіт даними з BAS, UA-Бюджет, 1C:Підприємство. Вартість ліцензії є досить лояльною та навіть враховує облік ПДВ та акцизного податку. Проте, як і СОТА, FREDO: Звіт не веде реєстру отриманих та виданих накладних. Існує можливість перейти з M.E.Doc на FREDO: Звіт, для чого необхідно створити резервну копію в M.E.Doc та завантажити її в FREDO: Звіт. Усі дані будуть автоматично перенесені.

Наступний сервіс, який варто розглянути, - це FREDO: ДокМен. Він дозволяє вивантажувати рахунки, акти виконаних робіт та товарні накладні з типових конфігурацій систем автоматизації бізнесу. Важливо, що FREDO: ДокМен забезпечує клієнта готовими шаблонами для створення первинних документів, а також надає можливість підписувати, шифрувати й відправляти їх користувачам аналогічного сервісу.

У межах цього, FREDO: ДокМен навіть має модулі «Довільне Підписання» та «Універсальний документ» і можливість імпорту в програму файлів будь-якого формату для підписання електронним підписом (КЕП) та відправлення на довільні електронні адреси, або підписання та шифрування файлів будь-якого формату з подальшим відправленням їх контрагентам, які використовують сервіси для електронного документообігу. Сервіс допомагає надсилати електронні первинні документи контрагентам, однак для цього не передбачено безкоштовних спроб для клієнта, як це можливо в M.Е.Doc.

Також сучасні підприємства мають можливість встановити модуль FlyDoc, який безпосередньо інтегрується в програму BAS та дозволяє обмінюватися документами прямо з неї. Він сумісний з багатьма конфігураціями автоматизації бізнесу, а обмін документами можна здійснювати через сервер «ПТАХ» або відправлення посилання на електронну пошту чи мессенджер. Для користувачів вищезгаданих рішень є можливість безкоштовно оновити своє ПЗ до загальної версії BAS + FlyDoc.

Недолік системи електронного документообігу FREDO: ДокМен полягає в тому, що якщо одна сторона бажає надіслати контрагенту документ, створений за власним шаблоном, чи навпаки, то одержувач повинен мати аналогічний шаблон.

Наостанок, слід звернути увагу на згадані раніше токени для КЕП (Кваліфікованого електронного підпису), які забезпечують надійне зберігання цифрового підпису в електронному вигляді. Це захищені носії електронних підписів, створені відповідно до законодавства України. Генерація ключів відбувається всередині токена, і у результаті кожен з них є унікальним. Токени надійно захищені паролем, не вимагають особливих зусиль у використанні та регулярного оновлення [1].

Отже, нерідко причиною неефективної діяльності компанії та управління її бізнесом є відсутність системи електронного документообігу або її хаотична організація на підприємстві. Цю проблему можна вирішити шляхом впровадження єдиної комплексної системи управління потоками документів за допомогою спеціалізованих програмних рішень та сервісів з урахуванням одночасного впровадження МСФЗ в компанії. Зазвичай такі сервіси для суб’єктів господарювання доступні цілодобово, характеризуються високим рівнем надійності та безпеки надання послуг, конфіденційністю даних і постійною технічною підтримкою.